A 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 15. § (1) nem véletlenül írja elő azt, hogy az építésügyi hatóság az ÉTDR által biztosított sablon segítségével hozza meg az eljárás folyamán szükséges döntést, amelyeket a kapcsolattartás módjára megjelölt rendelkezés szerint közöl az ügyféllel, az egyéb értesítettekkel, és ehhez az ÉTDR mint zárt rendszer adatbázisába menti le a kiadmányokat és a kézbesítési adatokat is. Hihetetlen, de azért, mert ha valóban jól alkalmazzák az ÉTDR-t, akkor ez így gyorsabb. Ha nem így csinálják, akkor erősen kétséges, hogy a 15 napos határidőbe beleférnek.

Az alábbi példa egy főváros kerületi önkormányzat jegyzőjénél kialakult rendet mutat be, tehát élő tapasztalatot citálok példának. Igaz, sok hatóságnál tapasztalható ugyanez, vagy hasonló módszer.

A hivatkozott jogszabályi hely előírásával szemben saját erőforrásokkal készít kiadmányt, azt PDF-ben feltölti és elküldi kiadmányozásra. Igen ám, de mivel a PDF-be nem tud a kiadmányozó belejavítani, így a módosításokat, javításokat abban nem tudja megtenni (márpedig javítani szinte mindig kell: minimum a dátum változik azért, mert nem tudja a vezető még aznap átnézni és jóváhagyni). Ezért ki kell építeni egy másik munkamódszert a folyamatokra. Nézzük, mit talál ki ilyenkor egy hatóság!

Miután az ügyintéző nem a sablont használja, ezért a kiadmányt saját szövegszerkesztőben, teljesen manuálisan írja. Azaz az ÉTDR nem tudja beletenni a kiadmányba az ügy alapadatait, tehát már azzal is sok idő megy el, hogy egyáltalán elkészüljön a kiadmány. Például egy szakhatósági megkeresés végzésének elkészítése sablonból kb. 5 perc lenne, de a manuális módszerrel 15-20 perc (nem is beszélve arról, hogy a manuálisan gépelendő adatokat többször kell megadni egy iratban, s mindannyiszor a gépelési hiba lehetősége fennáll). Az elkészült DOC fájlt az ügyintéző átküldi e-mailen a vezetőjének.

 Egy sablon képe. Ezekbe a <mezőkbe> kerülnek automatikusan az eljárás alapadatai.

A vezető ezt véleményezi, javítja, majd e-mailben visszaküldi. Szükség esetén ez az egyeztetési folyamat számos fordulóban történik, s minden egyes alkalommal terheli a levelezőrendszert és a helyi szerver kapacitását. (Ne feledjük, hogy ezzel szemben az ÉTDR-ben tárolt sablon alapú tervezetet e-mailezés nélkül is bármikor megtekintheti a vezető!)

Jellemzően ennyi bonyolítás nem szokott elég lenni. A kollégák nem megfelelő eszközellátása és digitális ismerethiányuk, képességhiányuk miatt a felterjesztést inkább papír alapon teszik meg. Azaz kinyomtatják a tervezetet, hogy a főnök azon golyóstollal javítson, vagy - elfogadás esetén - szignálja azt. Ez aztán visszakerül az ügyintézőhöz, aki ez alapján javítja az iratot, gondos eljárás esetén fájlmásolatban és papír alapon is az aktát gyarapítva. (Ne feledjük, hogy ezzel szemben az ÉTDR-ben tárolt sablon alapú tervezetet a vezető azonnal javíthatja is!) Szükség esetén ez az egyeztetési folyamat számos fordulóban történik.

Az ÉTDR-en kívüli iratmozgásra derék hatóságiak kitalálnak egy másik nyilvántartási rendet is (nevezzük ezt iratkezelési szabályzatnak vagy vezetői utasításnak). Mondjuk az iktatást megbonyolítják azzal, hogy nem egyszerűen iktatják a helyi rendszerben az iratot (ez bőven elég lenne), hanem

• az ügyintéző rögzíti a helyi iratkezelő rendszerben az iratot,
• abban felterjeszti kiadmányozásra a vezetőnek,
• külön cselekményben gondoskodik annak átadásáról,
• az átvevő az átvételről,
• erről papír alapú jegyzőkönyvet nyomtatnak két példányban (lehetőleg mindezt egyoldalasan, hogy megint gyarapodjon az akta).

Ezekre vásárolnak egy iratkezelő (iktató, de annál sokkal bonyolultabb) rendszert, mely nem egyszer nem is kezeli az elektronikus ügyintézést, és alkotnak rá egy jogsértő helyi iratkezelési szabályzatot. Ebben persze nem az építésügyi hatóság keze van: nekik előírja a hivatal vezetése, hogy ezt kell és így kell használni. S ha szólnak is a jegyzőnek, hogy ez így nem jó, mert

• kárt okoz az ügyfélnek (hosszabb eljárási idő),
• kárt okoz a hivatlatnak (több papír, több élőmunka, az ügyfelek elégedetlensége)
• és még josértő is (hamarosan külön írok a hitelesség kérdéséről is),

akkor legfeljebb kirúgják őket. Úgyhogy inkább csendben maradnak és futják a tökéletesen felesleges, időrabló köröket.

Mi a különbség? Ábrázolva valami ilyesmit kellene elérni:

És valami ilyesmit tapasztal az ember a valóságban:

Konkrét példákkal tudom bizonyítani, hogy a kiadmányozás - iratkezelési szabályzatban rögzített - 24 órán belülisége hogyan lesz 7 napos (testvérek között is 5 munkanapos). Számoljunk csak: egy átlgos eljárásban minimum 3 kiadmány van. Ez normál, tervezett ügymenetben 3 x 1 nap munkanapot vesz igyénybe a 15 napos határidőből. Ezzel szemben a 3 x 5 nap már el is érte a határidőt. Azaz a hatóság túllépi a határidőt, fizetheti vissza az illetéket. Ja, az illeték egyébként sem a hatóság bevétele, tehát maguknak kárt nem okoznak, csak a központi költségvetésnek. (De csitt! Ne üsse az ügyintéző az orrát bele mindenbe!)

És mielőtt az elektronikus közigazgatásban félig művelt véleményformálók mindent az ÉTDR-re akarnának fogni, pár érv a sablonon alapuló rendszer helyessége mellett.

1. Pénz kérdése lenne? A helyi szoftverek alkalmatlanok a sablon szerkesztésére és nincs pénz fejleszteni? Nem!
   
   Most komolyan, jegyző urak és hölgyek: ki akarnak állni a 14 éves Word 2000 mellett? Ez az Önök hivatalának műszaki szintje? E kérdésben ajánlom Önöknek korábbi posztomat: Időpazarlás II.: Amikor a gépre várunk. Ugye Önöknél is költöttek már százmilliókat kifogásolható projektekre, képviselői laptopokra? Ugye nem akarjuk egymást ámítani azzal, hogy "nincs rá pénz"?
   
   És azt tudják, hogy korszerű, ingyenes irodai alkalmazások is vannak, melyek kielégítik a kor követelményeit? Hogy az ÉTDR-t úgy tervezték, hogy ingyenes szoftverekkel már működni legyen képes az építésügyi hatóság? Szerintem az ismerethiány sokkal nagyobb, mint a pénzhiány.
   
   
2. A helyi szabályzat miatt dolgoznak így?
   Ugye nem azt mondják ezzel, hogy az évente kötelezően felülbírálandó helyi iratkezelési szabályzattal felülírják a kormányrandeleteket és a törvényeket? Ugye hivatalvezetőként ezt nem mondja komolyan?
   
   
3. Nem megfelelőek a központi sablonok? Egyet értek. Abban a formában, ahogy elkészültek, igazából nem segítik a munkát. Ezért él a mondás: csinálj magadnak sablont! Hogy azt meg hogyan kell? Itt már leírtam:

És ezúttal sem győzöm eléggé hangsúlyozni: nem a hatóságok ellen szólok, nem az egyes kollégákkal vitatkozom. Nem ellenetek, hanem értetek. Lehetne sokkal gyorsabban és egyszerűbben végezni a kötelező adminisztrációt. .

Hasonló a témában:

• Időpazarlás I.: Ingatlanok adatai az ÉTDR-ben
• Időpazarlás II.: Amikor a gépre várunk
• Kiadmányszerkesztési tippek
• A fejekben dől el, hogy megbírkózik-e a szakma a kihívásokkal

Egy érdekes vidó egy piaci szereplőtől (az ÉTDR tulajdonképpen ebbe az irányba lépett egyet a rajzi eszközmegjelenítő komment funkciójával, bár az eredmény valóban gyenge):