Egy projekt előkészítése, menedzselése folyamán alapvető szükséglet a tervdokumentáció véleményezése, kiértékelése. Melyet ráadásul jellemzően több közreműködő szervezet több szakterülete végez egyidőben, s a véleményeket a végén valakinek egységesíteni, tárgyalásképes állapotra szerkeszteni kell. Az elektronikus dokumentumok véleményezése akkor a leghatékonyabb, ha elektronikusan és magában a dokumentumban történik. Jó hír, hogy a PDF dokumentumokban lehetőségünk van több véleményező több véleményét összegyűjteni, egyesíteni, dokumentálni.

Természetesen, mivel szabványos fájlformátumról van szó, minden komolyabb PDF olvasóval el lehet végezni az alábbi műveleteket.

(Köszönet a videóban szereplő tervek tervezőinek. Külön kiemelném a Trenecon szívességét Érd MJV Kerékpáros Hálózati Tervének rendelkezésre bocsátásáért.)

0:26 Beállítások
0:42 Pontfogás beállítása
1:14 Felhő eszköz
1:33 Vonallánc eszköz
2:03 Megjegyzés eszköz
2:35 Mentés másként
2:57 Megjegyzések megtekintése
3:23 Megjegyzések exportálása
3:54 Megjegyzések importálása
4:21 Megjegyzések elhelyezése PDF/A fájlban
4:41 Szövegesen kereshető: CTRL+F
5:00 Szövegkiemelés
5:20 Távolságmérés
5:54 Területmérés
6:57 Magyarázó szövegdoboz
7:22 Könyvjelzők
8:18 Szöveg aláhúzása
8:33 Szöveg áthúzása
8:50 Téglalap eszköz
9:02 Keresés: CTRL+F
9:20 Megjegyzések listája
9:41 Megjegyzések összegzése (RTF, PDF, nyomtatás, ábrával)

A megjegyzések a videóban tárgyalt módon kigyűjthetők nyomtatással, de külön ki is exportálható az összegzés. Az exportált XFDF fájl tartalmazza a megjegyzést tevő személy felhasználói nevét is, s - a peremfeltételek fennállása esetén - visszaolvasható Word és AutoCAD szoftverekbe. Ezzel a dokumentációt készítő munkája is segíthető a dokumentumok javításában. Bővebben itt olvashat róla.

Az én gyakorlatom az, hogy

1. a különböző véleményezőktől visszaérkező XFDF fájlokat beolvasom a véleményezés alatt álló PDF dokumentumba,
2. s az egységes szerkezetű véleményzést ebben végzem el. Azaz az azonos pontokra vonatkozó észrevételek közül az ismétéléseket és a hibás vagy el nem fogadott megjegyzéseket törlöm, kiegészítem, módosítom,
3. végül az egészet a videóban is ismertetett összegzés funkcióval, de CSV kimenettel kiírom.
4. Ezt aztán táblázatkezelővel formázom a kívánt formátumra, jegyzőkönyv mellékleteként nyomtatom.

A CSV fájl tartalmazza az eredeti megjegyzéseket írók neveit, azaz a táblázatban látható, hogy ki tette a megjegyzést. Ha ez a felhasználói név nem lenne túl beszédes, akkor az azért van, mert a megjegyzést író felhasználó a saját szoftverében nem, vagy nem pontosan adta meg felhasználói adatait. Ezt módosíthatjuk txt editorral (notepad) replace funkcióval az XFDF fájlban is, de akár a folyamat végén a táblázatban is, ha a folyamat során feljegyezzük azt, hogy kitől milyen felhasználói névvel érkezett a megjegyzéseket tartalmazó fájl.

Fontos, hogy a tervezőtől ehhez megfelelő dokumentumokat kapjunk, ehhez itt írtam össze a szerződés műszaki kritériumait.

A videóban bemutatott szoftver a PDF-Xchange Viewer utódjának szánt PDF-Xchange Editor ingyenes és free verziója, melynek fizetős változatai további, szerkesztési feladatokra is képesek. Ha olyan gépen kellene dolgoznod, amire nincs módod a szoftvert telepíteni, akkor pendrive-ról is futtathatod innen (a letöltés legördülő menüjéből kiválasztva) vagy sok más hasznos szoftverrel együtt innen.

Kapcsolódó: PDF alapú tervlap vizsgálata (avagy tervlapot a képernyőn is könnyű megnézni, ha ismered ezeket a trükköket)