Hogyan készítsünk "nem módosítható pdf formátumba mentett" dokumentumot? Egyáltalán, mit értünk "nem módosítható" dokumentum alatt?

 

A formátumok körüli fogalmakat az Elektronikus műszaki dokumentáció kiírás szerinti követelménye cikkben már igyekeztem definiálni. Most és itt elégedjünk meg azzal a megállapítással, hogy ha egy fájl nem írásvédett, akkor az módosítható. És biztosak lehetünk benne, hogy létezik ingyenesen hozzáférhető program, amivel módosítani lehet. 

De mit jelent az, hogy írásvédett? Én három esetet neveznék meg:

• maga a fájl írásvédetté van téve (windosw 10 alatt: fájl jobb klikk / Szerkesztés / Biztonság fül / Szerksztés és Speciális gombok), ami nem felhasználói, inkább rendszergazdai kérdés, nem foglalkoznék itt vele,
• a dokumentum megnyitása, szerkesztése jelszóval van védve (ami azt jelenti, hogy a jelszó birtokában bárki módosíthatja azt),
• a dokumentum elektronikus hitelesítéssel (pl: niszavdh.gov.hu) és/vagy elektronikus aláírással hitelesített (pl. az ÉTDR kiadmányai, vagy e-szigno.hu).

Nagyon fontos már itt leszögezni, hogy csak ez utóbbi a hiteles megoldás, minden más a felek közti megállapodáson, kölcsönös bizalmon alapuló elfogadás lehet.

Az alábbiakban a jelszóval védett PDF dokumentumokról lesz szó. Tehát arról az esetről, amikor a készítő(k) személyéről semmi biztosat nem tudunk, de azt igen, hogy ő(k) jelszóval rendelkezik(-nek).

Az általánosan elterjedt irodai környezetből indulok ki (Win10, MS Word, Acrobat Reader), ds látni fogjuk, hogy mennyire elégtelen ez a megoldás. Majd adok rá egy alternatívát.

A képek kattintásra nagyíthatóak.

 

Az elkészüld dokumentumot Wordből exportáljuk PDF-be.

 

A mentés paneljén a Beállítások opcióval...

 

... többek között azt is meg lehet adni, hogy a készülő PDF jelszóval védett legyen.

 

Megadjuk a jelszót...

 

... amit jól megjegyzünk és csak annak adjuk oda, akinek szánjuk a dokumentumot. Mert enélkül megnyitni nem tudja ...

 

... de ha ismeri a jelszót, akkor utána nyomtathatja, módosíthatja (s megfelelő szoftverrel le is veheti még a jelszavas védelmet is a dokumentumról). Ha a Dokumentum tulajdonságait megnyitjuk, a Biztonság fülön láthatjuk annak összefoglalását, hogy a jelszó birtokában milyen jogosultságokkal rendelkezünk a fájllal ...

 

... de ezeket nem tudjuk módosítani.

 

Ha tehát azt szeretnénk elérni, hogy az így készített dokumentumot

• bárki meg tudja nyitni,
• ki lehessen nyomtatni,
• de ne lehessen módosítani

Akkor ezeket a tulajdonságokat módosítanunk kell. Az Acrobat Reader ezt nem képes, s a Word se tudja úgy menteni, hogy igényeinknek megfeleljen.

De szerencsére sok jó alkalmazás van erre. Megint a PDF-XChange-t mutatom. Bár korábbi cikkeim a PDF-XChange Viewer használatán alapultak, időközben megjelent a PDF-XChange Editor, s én átváltottam rá. (Nem kerül sokba, megéri a htékonyságot.)

Megnyitáskor ez is kéri a jelszót ...

 

... ám a Dokumentum tulajdonságaiban...

 

... nem csupán megtekinteni tudjuk a biztonsági szinteket...

 

... de finomhangolni is. A kép ezt mutatja, hogy kikapcsolom a jelszavas védelmet (azaz szabadon bárki megnyithatja majd a fájlt), megengedem azt, hogy ki is nyomtathassa, a dokumentumból a szöveget kimásolhassa, de a dokumentum módosítását jelszóhoz kötöm.

 

Hogy mennyire nem ördögtől való ez, azt jól mutatja a Word szövegszerkesztő sokkal erősebb és felhasználóbarátabb konkurense, a LibreOffice. Ebben ugyanis mindezen jogosultsági szinteket már a dokumentum PDF-be való exportálásakor megadhatjuk.

Talán ez a példa is jól mutatja, hogy miért szeretem jobban a LibreOffice-t és a PDF-XChange-t, s miért használom inkább ezeket, amikor csak tehetem.

 

Persze, ha azt szeretnénk biztosítani, hogy igazolható legyen egy dokumentum készítőjének és jóváhagyóinak a személye, s azt akarjuk elérni, hogy a dokumentum a jóváhagyás után ne változzon, arra léteznek más megoldások is. Még csak nem is kell PDF-et készíteni. De ez már egy másik téma.